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Catalogage : le numéro d’inventaire
Article mis en ligne le 6 mai 2019

par Béatrice Wauters, Christelle Rival

"Je viens de recevoir une nouvelle commande, dois-je créer un numéro d’inventaire ?"
Cette question apparaît régulièrement sur notre liste de diffusion, dans cet article Christelle RIVAL (Canopé) a fait un point pour nous sur la législation. Les informations proviennent essentiellement du site de l’ENSSIB et de la BNF, que nous vous recommandons de consulter car c’est une mine d’informations pour ces questions-là et bien d’autres concernant notre métier.

 Vocabulaire et législation :

  • Le catalogage décrit chaque document dans le catalogue de manière qu’on puisse le retrouver (à partir de divers critères de recherche) et l’identifier (sans le confondre avec un autre document). Il établit donc à la fois les données descriptives et les points d’accès des documents. Il permet d’identifier et de localiser les ressources du CDI, de tout type et support, voire d’y accéder directement dans le cas de ressources numérisées. Il contient aussi des informations sur les auteurs, sujets, éditeurs, mots clés…) liées à ces ressources.
    Chacune de ces unités descriptives s’appelle une notice bibliographique. Dans les systèmes informatisés, la notice bibliographique est liée à d’autres types de notices (notices d’autorité, notices d’exemplaires(1).
  • Le numéro d’exemplaire est utile au documentaliste pour la gestion du fonds documentaire. Il identifie un exemplaire (à ne pas confondre avec la notice), il est donc nécessaire pour le prêt. Si cet exemplaire est mis au pilon lors du désherbage, son numéro sera réaffecté automatiquement et utilisé pour la gestion d’un nouveau document.
  • Le numéro d’inventaire
    "Lorsque les bibliothèques n’étaient pas informatisées, le registre d’inventaire permettait de répertorier chaque document entrant dans les collections de la bibliothèque : un numéro d’inventaire était attribué à chaque document, par ordre chronologique d’entrée." (2) . Ce numéro, contrairement au numéro d’exemplaire, ne peut être changé ou réattribué. Il peut servir de "preuve" de l’utilisation des crédits publiques.

Depuis qu’elles sont informatisées, les bibliothèques n’ont plus besoin de tenir de registre d’inventaire papier : c’est le code barre apposé sur les documents qui fait office de numéro d’inventaire dans le système de gestion informatique.

C. Rival précise que pour la question du n° d’inventaire, et son corollaire le registre d’inventaire, à moins que le CDI ne soit pas informatisé, il n’est plus obligatoire. Le numéro d’exemplaire (ou le numéro de code-barres) suffit, le principe étant d’avoir un numéro unique par document… à condition bien sûr de ne pas supprimer les exemplaires après la mise au pilon (et le menu Désherbage de BCDI, s’il prévoit la suppression des notices, ne propose pas la suppression des exemplaires). Le cas est un peu différent pour les périodiques. Tout est indiqué ici : https://www.enssib.fr/services-et-ressources/questions-reponses/registre-dinventaire.

  • Pour le passage au CA :
    Depuis la loi de 2006 (Ordonnance n° 2006-460 du 21 avril 2006, article L 2112-1 relative à la partie législative du code général de la propriété des personnes publiques), seuls « les documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques » font désormais partis du domaine public. Les autres peuvent être facilement retirés de la bilbliothèque, à condition d’en établir une liste (utiliser le rapport proposé par BCDI au moment du désherbage). Le passage au CA n’est plus obligatoire.

Dans la mise à jour de 2015 de la fiche ENSSIB datant de 2008, il a été rajouté qu’il était recommandé de faire valider l’élimination par l’autorité de tutelle, ce qui n’était pas présent de la fiche de 2008. Si les collectivités peuvent être sensibles à la question du désherbage (on ne jette pas les livres !), en revanche dans les établissements scolaires, c’est moins sujet à débat. En tout cas, il n’y a pas d’obligation légale.

 Normes

La BNF (Bibliothèque Nationale de France) applique les règles de la description bibliographique des documents édités, élaborées dans le cadre de la normalisation française, suivent les recommandations de l’IFLA. Ces dernières sont rassemblées depuis 2007 dans Description bibliographique internationale normalisée (ISBD). Le site de la BNF dresse une liste des textes normatifs déclinant l’ISBD au niveau national et ayant vocation à cohabiter avec RDA-FR pendant la Transition bibliographique. Ces documents sont disponibles auprès de Afnor

En France, le nouveau code de catalogage, intitulé RDA-FR : Transposition française de RDA, est en cours de rédaction. Les éléments introduits par RDA-FR ont vocation à cohabiter avec les normes actuelles Afnor en attendant la publication définitive de l’ensemble des règles françaises de transition.(3)

 Déherbage

Ci après, les 2 fiches ENSSIB de 2008 et 2015


 Sources :

(1) Principes internationaux de catalogage adoptés par la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques (IFLA)-https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/icp/icp_2009-fr.pdf. Consulté le 06/05/2019
(2)https://www.enssib.fr/services-et-ressources/questions-reponses/numero-dinventaire-et-numero-dexemplaire. Consulté le 06/05/2019
(3) https://www.bnf.fr/fr/normes-afnor-de-catalogage. Consulté le 06/05/2019